Najprv štandardizácia a automatizácia | AI pridajte až potom.
Najprv zjednoťte a zautomatizujte základy. AI pridajte tam, kde je to bezpečné. Ušetrite hodiny každý týždeň.
Ak ste v profesionálnych službách (advokácia, účtovníctvo, poradenstvo), nepotrebujete „AI všade“. Potrebujete menej ručných krokov, menej hľadania súborov a menej momentov typu „kde to máme?“.
Začína sa to štandardizáciou (dáta, šablóny, názvoslovie, priečinky) a automatizáciou deterministických krokov. Až potom má AI skutočnú pridanú hodnotu.
Prečo najprv štandardizácia a automatizácia
Predvídateľné vstupy → predvídateľné výstupy. AI píše rýchlejšie a čistejšie, keď sú vaše dáta, šablóny a priečinky konzistentné.
Nižšie riziko. Automatizácie, ktoré presúvajú súbory, vytvárajú priečinky a vypĺňajú šablóny, sú deterministické a auditovateľné — ideálne pre regulované odvetvia.
Zložené ROI. Každý zautomatizovaný krok natrvalo odstráni opakovanú administratívu (intake, pomenovanie, zakladanie, tvorba dokumentov), takže AI rieši iba 10–20 % práce, ktorá potrebuje úsudok.
Čo urobiť skôr než siahnete po AI
Začnite malým krokom. Zjednoťte tieto štyri vrstvy:
Zoznamy a polia (jeden zdroj pravdy): Kľúčové údaje o klientovi/veci držte v jednom mieste (napr. SharePoint List alebo Excel tabuľka).
Šablóny: Opakujúce sa dokumenty a e‑maily premeňte na parametrické šablóny (zástupné symboly naviazané na polia).
Štruktúra priečinkov a názvoslovie: Automaticky vytvárajte jednotnú štruktúru pre každú vec s predvídateľnými názvami (Klient – Vec – RRRR‑MM).
Pracovné toky (Power Automate): Spúšťané kroky, ktoré zakladajú priečinky, generujú dokumenty, posielajú e‑maily, vytvárajú kalendárne položky a nastavujú oprávnenia — plne automaticky.
Kde AI skutočne pomáha (až po základoch)
Písanie návrhov a sumarizácie: Prvé verzie listov, e‑mailov, zápisníc alebo sumárov vecí — nad vašimi štruktúrovanými poľami a šablónami.
Kontrola kvality a kontrolné zoznamy: Rýchla kontrola chýbajúcich polí, neplatných dátumov alebo názvov súborov mimo politiky.
Vyhľadávanie a získavanie: Prirodzený jazyk pri hľadaní („nájdi poslednú zmluvu s Acme podpísanú po júni“).
AI je spoľahlivá, keď je kŕmená čistým, štandardizovaným a zautomatizovaným systémom.
Rýchla výhra (typicky 60–90 minút ušetrených na jednu vec)
Online vstupný formulár vytvorí riadok v SharePoint Liste.
Tok v Power Automate založí štruktúru priečinkov s jednotným názvoslovím.
Flow vygeneruje predvyplnený mandátna zmluva a uvítací e‑mail zo šablón.
Voliteľný AI krok: stručný sumár z intake polí pre vaše poznámky/CRM. Výsledok: menej klikov, menej kopírovanie a vkladanie, rýchlejší štart — pri každej novej veci.
Ako začať za jedno popoludnie
Vypíšte si polia. Názov klienta, kontakty, adresy, typ služby/veci, termíny, fakturácia.
Vyberte 2–3 šablóny. Engagement letter, uvítací e‑mail, sprievodný list.
Definujte vzor štruktúry priečinkov.
/Klient/Vec/01‑Intake, 02‑Docs, 03‑Email, 04‑Deliverables.Automatizujte odovzdávky. Tvorba: položka v zozname → priečinky → dokumenty → e‑maily → kalendár.
AI len tam, kde je to bezpečné. Návrhy a sumáre s ľudskou kontrolou; nepresúvať citlivý úsudok mimo.
Ako vyzerá dobrý systém (signály, že to funguje)
Založenie novej veci trvá minúty, nie hodiny.
Každý nájde aktuálny dokument na dva kliky.
Názvy súborov „rozprávajú príbeh“ (klient, vec, dátum, verzia).
Prvé verzie e‑mailov a listov už nepíšete od nuly.
Nový člen tímu sa zorientuje bez 20‑krokového „zasvätenia“.
Časté chyby, ktorým sa vyhnúť
Preskočený príprava dát. Bez štruktúrovaných dát sa to nebude dať škálovať.
Príliš veľa šablón príliš skoro. Začnite troma, ktoré používate každý týždeň.
AI ako náplasť. Nechcite, aby AI dopĺňala chýbajúce údaje, ktoré máte zachytiť na vstupe. Ai vie byť príliš kreatívna. Čisté vstupné dáta = Čistý výstup. Alebo po ang. Garbage in – Garbage out.
Jednorazové výnimky. Ak sa výnimka opakuje, urobte z nej pravidlo — alebo ju zrušte. Príklad: Výnimka: pri sporoch chcete mať v názve aj spisovú značku súdu. Ak to potrebujete pri väčšine sporov, doplňte pole „SpZn“ a upravte názvoslovnú masku (napr. Klient – Vec – SpZn – RRRR-MM). Ak sa to stalo len raz, nechajte to ručne. Nemusíte sa hneď snažiť všetko automatizovať.
Pripravení štandardizovať a automatizovať?
V prostredí Microsoft 365 to implementujem pomocou SharePoint Lists, Power Automate, Power Apps a štandardných šablón (mimo M365 použijeme n8n). Najprv zjednotíme a zautomatizujeme základy, potom pridáme AI tam, kde je to bezpečné a hodnotné.
→ Rezervujte si krátky discovery call (15 minút) — zmapujeme prvú automatizáciu a odhadneme úsporu času.
