Prípadová štúdia Automatizácia administratívnych úloh pre advokátov
Eliminácia nudných administratívnych úloh z každodennej práce advokáta
Výzva
Zbaviť sa opakujúcich sa úloh pri každom novom klientovi:
- > Prepisovanie údajov klienta do viacerých dokumentov pri príjme (zápisnica zo stretnutia, plná moc a krycí list spisu do registra).
> Opakované vkladanie údajov klienta do viacerých častí zmlúv (hlavička a podpisové sekcie), násobené počtom strán zmluvy (viacstranné zmluvy a protistrany).
> Ručné vytváranie priečinkov spisu a organizácia všetkých súborov.
Minimum zmien:
- > Zachovať status quo v organizácii práce, nástrojoch a postupoch.
> Advokát môže pokračovať takmer rovnakým spôsobom bez zásadných zmien.
> Zmeny zavádzať len tam, kde sú nutné a efektívne.
Ciele
- Zrýchliť príjem klienta.
- Odstrániť opakujúce sa úlohy pri každom novom klientovi.
- Štandardizovať priečinky a zlepšiť organizáciu súborov.
- Generovať dokumenty s čo najmenším množstvom práce.
Fáza 0 — Základy a pripravenosť
Microsoft 365 je k dispozícii, ale nie na úrovni biznis služieb.- Nekonzistentnosti: rôzne účty a e-maily pristupujú k rozličným službám.
- Chýba databáza klientov, existuje iba zastaraný Excel.
Vyčistenie správy účtov a prístupov.- Nákup a správa licencií MS.
- Konsolidácia dát a migrácie medzi existujúcimi účtami — SharePoint ako jedno miesto pravdy.
- Vytvorenie SharePoint stránok a úložísk.
- Príprava šablón z klientových dokumentov.
Riešenie
Technické riešenie a nástroje
Implementovaný postup
Automatizované procesy
Technické riešenie a nástroje
- > Využitie ekosystému Microsoft (advokát už používa OneDrive, Word, Excel, Outlook), teda nie sú potrebné veľké zmeny.
- > Pridanie služieb potrebných na automatizáciu procesov: SharePoint, Power Automate, Power Apps.
Implementovaný postup
- > Šablóny MS Word pre všetky generované dokumenty s podporou viacerých strán a protistrán.
> Zoznam v SharePointe na uloženie údajov o klientoch, metadát dokumentov aj samotných dokumentov.
> Power Apps ako používateľské rozhranie na zadávanie údajov advokátom a prepojenie všetkých nástrojov.
> Power Automate na „ťažkú robotu“: načítanie a spracovanie dát, dopĺňanie šablón, výpočty, vytváranie priečinkov a dokumentov, aktualizácia dátových tabuliek/zoznamov a komunikácia výstupov do Power Apps.
Automatizované procesy
> Založenie nového spisu
- Vyplnenie údajov o klientovi a spise v Power Apps.
- Automatické pridelenie ID spisu.
- Vygenerovanie štruktúry priečinkov v MS SharePoint.
- Vytvorenie a uloženie dokumentov do klientského priečinka na SharePointe (krycí list spisu do registra, zápisnica z úvodného stretnutia, plná moc).
> Tvorba zmluvy (viac strán)
- Výber šablóny zmluvy.
- Vygenerovanie návrhu zmluvy s údajmi klienta a protistrán na všetkých správnych miestach.
- Vytvorenie súboru so správnym názvom a uloženie do príslušného klientského priečinka.
- Odoslanie návrhu e-mailom alebo príprava na tlač.
> Podanie na kataster
- Predvyplnenie podania údajmi strán.
- Uloženie do klientského priečinka.
> Potvrdzujúci e-mail a položka v kalendári
- Potvrdenie e-mailom klientovi.
- Vytvorenie záznamu v kalendári, kde je to relevantné.
Výsledky (pilot)
- ~30 minút ušetrených pri príjme na každý nový spis.
- ~30 minút ušetrených pri každom návrhu zmluvy.
- Pri celkovom počte nových klientov a ročne vytvorených zmlúv až ~90 hodín ročne (~2,5 týždňa). Pri hodinovej sadzbe 50–100 € ide o približne 4–9 tisíc € ročne (buď navyše voľna, alebo viac obslúžených klientov).
- Konzistentná štruktúra priečinkov a pomenovanie súborov.
- Bezchybný proces: žiadne preklepy v menách/adresách — raz správne údaje v databáze znamenajú, že všetky následné dokumenty vznikajú programovo bez chýb.
Použité nástroje
- SharePoint, Microsoft Lists, Power Apps, Power Automate, Word
Ďalšie kroky
Pridanie funkcionalít:
Klient tvorí faktúry v MS Exceli — niektoré jednorazovo, iné mesačne opakované. Plná automatizácia mesačného fakturovania: vytvorenie → PDF → tlač → odoslanie e-mailom klientovi → uloženie v SharePointe.
Rozšírenie
Nové prípady treba podložiť predošlými súdnymi rozhodnutiami — automatizovať získavanie (scraping) rozhodnutí skriptom, ich analýzu pomocou AI a prípravu vecne relevantných súhrnov na ľudskú kontrolu.
Vidíte priestor na automatizáciu vo vašej dennej práci?
Rezervujte si discovery call
Kontaktuje ma a dohodneme si úvodný hovor alebo video konferenciu.
